ఏజెన్సీ వ్యాపారం · ఏజెన్సీల కోసం
ఉమ్రా గ్రూప్ నిర్వహణ: పత్రాలు, వీసాలు, రూమింగ్
ఉమ్రా గ్రూప్ WhatsAppలో దక్కుతుంది, కానీ అది నిలుస్తుందా చేజారుతుందా అనేది పేపర్‌వర్క్‌లోనే తేలుతుంది. ట్రావెల్ ఏజెన్సీల కోసం ఇది ఒక ఆచరణాత్మక టైమ్‌లైన్: ప్రతి యాత్రికుడి నుంచి ఏమి, ఎప్పుడు సేకరించాలి, గదులు ఎలా కేటాయించాలి, ఫ్లైట్‌కు ముందు ఏ లిస్టులు పంపాలి.
Labbyk ఎడిటోరియల్ టీమ్ 5 నిమిషాల చదువు
ఈ పేజీలో
ప్యాకేజీ అమ్మడం గురించే అందరూ మాట్లాడతారు. కానీ బుకింగ్‌కీ ఫ్లైట్‌కీ మధ్య ఉండే వారాల్లోనే ఏజెన్సీలు పేరు సంపాదిస్తాయి: ప్రతి పాస్పోర్ట్ చెల్లుబాటులో ఉండాలి, ప్రతి వీసా జారీ కావాలి, ప్రతి కుటుంబం సరైన గదిలో ఉండాలి, ప్రతి రూపాయి వసూలు కావాలి. బాగా చేస్తే ఎవరూ గమనించరు. సరిగ్గా చేయకపోతే అది ఎయిర్‌పోర్ట్ కౌంటర్ దగ్గరో, మక్కాలోని హోటల్ డెస్క్ దగ్గరో, మొత్తం గ్రూప్ ముందే బయటపడుతుంది.
ప్రతి డిపార్చర్‌కూ ఒక టైమ్‌లైన్
డిపార్చర్ తేదీ నుంచి వెనక్కి లెక్కించండి. 20 నుంచి 50 మంది యాత్రికుల గ్రూప్‌కు కింది వారాలు సరైన ప్లాన్; వీసాలు, విమానాలు, హోటళ్లకు అత్యంత రద్దీ ఉండే రంజాన్, శీతాకాల సెలవుల్లో వీటిని ఇంకా ముందుకు జరపండి.
బుకింగ్ సమయంలో
పాస్పోర్ట్ చెక్ చేయండి
బుక్ చేసిన రోజే పాస్పోర్ట్ ఫోటో పేజీ అడగండి, దాని ఎక్స్పైరీ తేదీని తిరుగు ప్రయాణ తేదీతో వెంటనే పోల్చి చూడండి.
8 వారాల ముందు
లిస్ట్ ఖరారు చేయండి
ఎవరెవరు ప్రయాణిస్తున్నారో, కుటుంబాలను, వారు డబ్బు కట్టిన రూమ్ రకాలను కన్ఫర్మ్ చేయండి. “4 మంది” అని చేసిన బుకింగ్‌లలో మిగిలిన పేర్ల కోసం వెంటపడండి.
6 వారాల ముందు
పత్రాలు సేకరించండి
అందరి పాస్పోర్ట్ పేజీలు, ఫోటోలు, వ్యాక్సినేషన్ సర్టిఫికెట్లు — మీ సౌదీ ఉమ్రా కంపెనీ అడిగే ఫార్మాట్‌లో.
4–5 వారాల ముందు
వీసాలకు పంపండి
వీసా షీట్, పత్రాలను మీ సౌదీ భాగస్వామికి పంపండి; ప్రతి యాత్రికుడి వీసా జారీ అయ్యే వరకు ట్రాక్ చేయండి.
2–3 వారాల ముందు
టికెట్లు, గదులు
పాస్పోర్ట్లో ముద్రించినట్లే పేర్లతో టికెట్లు జారీ చేయండి, తర్వాత ప్రతి హోటల్‌కు దాని రూమింగ్ లిస్ట్ పంపండి.
చివరి వారం
డబ్బు, బ్రీఫింగ్
మిగిలిన బకాయిలు వసూలు చేయండి, ప్రయాణ షెడ్యూల్, కాంటాక్ట్ షీట్ అందించండి, ఇహ్రామ్, మీఖాత్, ఎయిర్‌పోర్ట్ గురించి గ్రూప్‌కు వివరించండి.
ప్రతి యాత్రికుడి నుంచి సేకరించాల్సిన పత్రాలు
గడువు ముగిసే పాస్‌పోర్టులను ముందే పట్టుకోండి
పాస్పోర్ట్ కనీసం ఆరు నెలలు చెల్లుబాటులో ఉండాలని సౌదీ అరేబియా కోరుతూ వచ్చింది — ప్రస్తుత నియమాన్ని మీ భాగస్వామితో చెక్ చేసుకోండి. అసలు చిక్కు టైమింగ్‌లో ఉంది: కుటుంబం సెప్టెంబర్‌లో బుక్ చేసినప్పుడు బాగానే ఉన్న పాస్పోర్ట్, ఫిబ్రవరి డిపార్చర్కు వచ్చేసరికి గడువుకు మరీ దగ్గరగా ఉండవచ్చు. ప్రతి పాస్పోర్ట్ను ఈరోజు తేదీతో కాదు, దాని సొంత డిపార్చర్ తేదీతో పోల్చి చూడండి — అదీ బుకింగ్ సమయంలోనే, రెన్యువల్కు ఇంకా సమయం ఉన్నప్పుడే.
మళ్లీ వచ్చే యాత్రికుల విషయంలోనే ఈ పొరపాటు ఎక్కువగా జరుగుతుంది. వారి పాస్పోర్ట్ గత సంవత్సరం నుంచే ఫైల్‌లో ఉంటుంది, కాబట్టి ఎవరూ మళ్లీ చూడరు. మీ దగ్గర ఉన్న ప్రతి పాస్‌పోర్ట్‌తో పాటు దాని ఎక్స్పైరీ తేదీని నమోదు చేసి ఉంచండి; ఎవరైనా రెన్యువల్ చేసుకుంటే, పాత పాస్పోర్ట్ను వారి హిస్టరీలో ఉంచి, కొత్తదాన్ని ప్రస్తుత పాస్‌పోర్ట్‌గా పెట్టండి.
కుటుంబాలు, మహ్రమ్
చాలా ఉమ్రా బుకింగ్‌లు కుటుంబాలవే, యాత్రలో వచ్చే చాలా ప్రశ్నలూ కుటుంబాల గురించే: ఎవరు ఒకే గదిలో ఉంటారు, ఎవరు పక్కపక్కనే కూర్చుంటారు, ఒక మహిళకు మహ్రమ్ ఎవరు. బుకింగ్ సమయంలోనే కుటుంబంలో ప్రతి ఒక్కరికీ కుటుంబ పెద్దతో ఉన్న సంబంధాన్ని నమోదు చేయండి — భర్త, భార్య, కొడుకు, కూతురు, తల్లి — అలాగే నియమాలు గానీ కుటుంబం గానీ కోరిన చోట ప్రతి మహిళకు మహ్రమ్‌గా ఎవరు ప్రయాణిస్తున్నారో కూడా. వీసా షీట్ నింపేటప్పుడు ఇది ఒక రౌండ్ ఫోన్ కాల్స్‌ను తప్పిస్తుంది, రూమింగ్ లిస్ట్‌కు కూడా ఇదే మొదలు.
వీసాలు: మీ ఏజెన్సీ చేయాల్సింది
భారతీయ ఏజెన్సీలు సాధారణంగా లైసెన్స్ ఉన్న సౌదీ ఉమ్రా కంపెనీ ద్వారా ఉమ్రా వీసాలకు దరఖాస్తు చేస్తాయి; ఆ కంపెనీ గ్రూప్‌ను, దాని బుకింగ్‌లను హజ్ మరియు ఉమ్రా మంత్రిత్వ శాఖలో నమోదు చేస్తుంది. పూర్తి, సరైన వివరాలను సమయానికి పంపడం, ప్రతి యాత్రికుడి వీసా ఏ దశలో ఉందో తెలుసుకోవడం — ఇదే మీ పని.
- పాస్పోర్ట్లో ముద్రించినట్లే పేర్లు పంపండి — కుటుంబం WhatsAppలో రాసిన స్పెల్లింగ్‌తో కాదు.
- మీ భాగస్వామి అడిగే కాలమ్ క్రమంలో ఒకే షీట్ ఉంచండి — అప్పుడు మళ్లీ మళ్లీ టైప్ చేయాల్సిన అవసరం ఉండదు.
- ప్రతి యాత్రికుడినీ ట్రాక్ చేయండి: మొదలుకాలేదు, సబ్మిట్ అయింది, జారీ అయింది లేదా తిరస్కరించబడింది — జారీ అయ్యాక వీసా నంబర్‌తో సహా.
- వీసా తిరస్కరించబడితే అదే రోజు కుటుంబానికి చెప్పండి, కారణం మీ భాగస్వామిని అడగండి, రీఫండ్ విషయంలో మీ బుకింగ్ షరతులను పాటించండి.
గొడవలు లేని రూమింగ్
కట్టిన డబ్బుతో మొదలుపెట్టండి
డబుల్ రూమ్‌కు డబ్బు కట్టిన కుటుంబం డబుల్ రూమ్‌నే ఆశిస్తుంది. ప్రతి బుకింగ్‌లోని రూమ్ రకాల ఆధారంగానే గదులు కేటాయించండి.
ముందు కుటుంబాలు
మిగతా వారి కంటే ముందే ప్రతి కుటుంబానికి దాని సొంత గదులు ఇవ్వండి. పిల్లలు, పసిపిల్లలు తల్లిదండ్రులతోనే ఉంటారు.
పరిచయం లేనివారిని ఎప్పుడూ కలపకండి
వేర్వేరు కుటుంబాలకు చెందిన పురుషులు, మహిళలు ఎప్పుడూ ఒకే గదిలో ఉండకూడదు. ఒంటరి యాత్రికులు అదే లింగానికి చెందిన ఇతరులతో షేరింగ్ గదుల్లో ఉంటారు.
కాపీ చేసి, తర్వాత సర్దుబాటు చేయండి
చాలా గ్రూపులు మక్కాలో, మదీనాలో అవే గదుల అమరికను కొనసాగిస్తాయి. మొదటి హోటల్ లిస్ట్‌ను రెండో హోటల్‌కు కాపీ చేసి, ఆ హోటల్ రూమ్ రకాలకు తగినట్లు మార్చాల్సినవి మార్చండి.
ముందుగానే పంపండి
హోటళ్లు మీ లిస్ట్ ఆధారంగా రూమ్ నంబర్లు కేటాయిస్తాయి. చేరుకోవడానికి ఒకటి రెండు వారాల ముందు పంపండి, ఏదైనా మారితే మళ్లీ పంపండి.
ఫ్లైట్‌కు ముందు డబ్బు
చాలా కుటుంబాలు బుకింగ్ సమయంలో అడ్వాన్స్, మిగతాది ఒకటి రెండు వాయిదాల్లో కడతాయి — తరచూ నగదుగా. ప్రతి చెల్లింపునూ వచ్చిన రోజే రాసుకోండి, ప్రతిదానికీ నంబర్ ఉన్న రసీదు ఇవ్వండి, మిగతా మొత్తానికి డిపార్చర్కు కొన్ని వారాల ముందు ఒక తేదీ పెట్టండి. ఇంకా ఎవరు బాకీ ఉన్నారో డిపార్చర్ తేదీ వారీగా ఒక లిస్ట్ ఉంటే, చివరి వారం హడావుడిగా కాకుండా కొన్ని మర్యాదపూర్వక రిమైండర్లతో గడిచిపోతుంది.
డిపార్చర్కు ముందు పంపాల్సిన లిస్టులు
| లిస్ట్ | ఎవరి కోసం | అందులో ఏముంటుంది |
|---|---|---|
| ప్యాసెంజర్ మేనిఫెస్ట్ | ఎయిర్‌లైన్ లేదా మీ టికెటింగ్ భాగస్వామి | పాస్పోర్ట్లో ఉన్నట్లే పేర్లు, పాస్పోర్ట్ నంబర్లు, పుట్టిన తేదీలు, జాతీయత, లింగం, PNR |
| వీసా షీట్ | మీ సౌదీ ఉమ్రా కంపెనీ | పేర్లు, పాస్పోర్ట్ నంబర్లు, తేదీలు, జారీ చేసిన ప్రదేశం, సంబంధం, మహ్రమ్, ఫోటో ఫైల్ పేర్లు |
| రూమింగ్ లిస్ట్ | ప్రతి హోటల్ | రూమ్ రకాలు, ఏ గదిలో ఎవరు, చెక్-ఇన్, చెక్-అవుట్ తేదీలు |
| కాంటాక్ట్ షీట్ | మీ గ్రూప్ లీడర్ | ప్రతి యాత్రికుడి మొబైల్, ఎమర్జెన్సీ కాంటాక్ట్, ఆరోగ్య అవసరాలు |
Excelలో చేయడం — దానికి ప్రత్యామ్నాయం
ఒక చిన్న గ్రూప్‌కు Excel సరిపోతుంది. సీజన్‌కు ఎన్నో డిపార్చర్లు ఉంటే అది ఒకదానికొకటి పొంతన లేని ఐదు షీట్లుగా మారిపోతుంది: ఒక షీట్‌లో సరిచేసిన పాస్పోర్ట్ నంబర్ ఇంకో షీట్‌లో పాతదే, నోట్‌బుక్‌లో రాసిన చెల్లింపు షీట్‌లో ఉండదు, గత వారం పేర్లతో తయారైన రూమ్ లిస్ట్. దీనికి పరిష్కారం — ప్రతి యాత్రికుడికీ ఒకే రికార్డు, అన్ని లిస్టులూ దాని నుంచే తయారవ్వాలి. Labbyk యాత్రికులు, పత్రాలు, వీసాలు, చెల్లింపులు, గదులను ఒకే చోట ఉంచుతుంది, ప్రతి డిపార్చర్‌కూ ఒక రెడీనెస్ బోర్డుతో — పైగా మీ దగ్గర ఇప్పటికే ఉన్న Excel షీట్ నుంచే మొదలుపెట్టవచ్చు.
