உம்ரா குழுவை நிர்வகித்தல்: ஆவணங்கள், விசா, அறைப் பட்டியல்

பேக்கேஜை விற்பதைப் பற்றித்தான் எல்லோரும் பேசுகிறார்கள். ஆனால் முன்பதிவுக்கும் விமானத்துக்கும் இடையிலான வாரங்களில்தான் ஏஜென்சிகள் பெயர் சம்பாதிக்கின்றன: ஒவ்வொரு பாஸ்போர்ட்டும் செல்லுபடியாக, ஒவ்வொரு விசாவும் கிடைத்து, ஒவ்வொரு குடும்பமும் சரியான அறையில், ஒவ்வொரு ரூபாயும் வசூலாகி. நன்றாகச் செய்தால் யாரும் கவனிக்க மாட்டார்கள். தவறாகச் செய்தால், அது விமான நிலைய கவுண்டரிலோ மக்கா ஹோட்டல் வரவேற்பிலோ முழுக் குழுவின் முன்னால் வெளிப்படும்.

ஒவ்வொரு புறப்பாட்டுக்கும் ஒரு கால அட்டவணை

புறப்படும் தேதியிலிருந்து பின்னோக்கித் திட்டமிடுங்கள். கீழே உள்ள வாரங்கள் 20 முதல் 50 யாத்ரீகர்கள் கொண்ட குழுவுக்கான நியாயமான திட்டம்; விசா, விமானம், ஹோட்டல்கள் அதிக நெருக்கடியாக இருக்கும் ரமளான், குளிர்கால விடுமுறைகளில் இவற்றை இன்னும் முன்னதாகச் செய்யுங்கள்.

1. 1

   முன்பதிவின்போதே

   பாஸ்போர்ட்டைச் சரிபாருங்கள்

   முன்பதிவு செய்யும் நாளிலேயே பாஸ்போர்ட்டின் புகைப்படப் பக்கத்தைக் கேளுங்கள்; காலாவதி தேதியைத் திரும்பும் தேதியுடன் உடனே ஒப்பிடுங்கள்.

2. 2

   8 வாரங்களுக்கு முன்

   பட்டியலை முடிவு செய்யுங்கள்

   யார் பயணிக்கிறார்கள், குடும்பங்கள், அவர்கள் பணம் செலுத்திய அறை வகைகளை உறுதி செய்யுங்கள். “4 பேர்” என்று செய்த முன்பதிவுகளில் விடுபட்ட பெயர்களைக் கேட்டு வாங்குங்கள்.

3. 3

   6 வாரங்களுக்கு முன்

   ஆவணங்களைச் சேகரியுங்கள்

   எல்லோருடைய பாஸ்போர்ட் பக்கங்கள், புகைப்படங்கள், தடுப்பூசிச் சான்றிதழ்கள் — உங்கள் சவுதி உம்ரா நிறுவனம் கேட்கும் வடிவத்தில்.

4. 4

   4–5 வாரங்களுக்கு முன்

   விசாவுக்கு அனுப்புங்கள்

   விசா ஷீட்டையும் ஆவணங்களையும் உங்கள் சவுதி பார்ட்னருக்கு அனுப்புங்கள்; ஒவ்வொரு யாத்ரீகரின் விசாவும் கிடைக்கும் வரை கண்காணியுங்கள்.

5. 5

   2–3 வாரங்களுக்கு முன்

   டிக்கெட்டுகளும் அறைகளும்

   பாஸ்போர்ட்டில் அச்சிடப்பட்டுள்ளபடியே பெயர்களுடன் டிக்கெட் எடுங்கள்; பிறகு ஒவ்வொரு ஹோட்டலுக்கும் அதன் அறைப் பட்டியலை அனுப்புங்கள்.

6. 6

   கடைசி வாரம்

   பணமும் விளக்கக் கூட்டமும்

   மீதித் தொகையை வசூலியுங்கள், பயணத் திட்டத்தையும் தொடர்புப் பட்டியலையும் கொடுங்கள், இஹ்ராம், மீக்காத், விமான நிலையம் பற்றிக் குழுவுக்கு விளக்குங்கள்.

ஒவ்வொரு யாத்ரீகரிடமும் சேகரிக்க வேண்டிய ஆவணங்கள்

காலாவதியாகும் பாஸ்போர்ட்களை முன்னதாகவே கண்டுபிடியுங்கள்

குறைந்தது ஆறு மாதங்கள் செல்லுபடியாகும் பாஸ்போர்ட்களை சவுதி அரேபியா கேட்டு வந்துள்ளது — தற்போதைய விதியை உங்கள் பார்ட்னரிடம் சரிபாருங்கள். சிக்கல் நேரத்தில்தான் இருக்கிறது: செப்டம்பரில் குடும்பம் முன்பதிவு செய்யும்போது சரியாக இருக்கும் பாஸ்போர்ட், பிப்ரவரி புறப்பாட்டுக்குக் காலாவதிக்கு மிக அருகில் இருக்கலாம். ஒவ்வொரு பாஸ்போர்ட்டையும் இன்றைய தேதியுடன் அல்ல, அதன் சொந்தப் புறப்படும் தேதியுடன் ஒப்பிடுங்கள்; புதுப்பிக்க இன்னும் நேரம் இருக்கும் முன்பதிவின்போதே இதைச் செய்யுங்கள்.

மீண்டும் வரும் யாத்ரீகர்களைத்தான் எளிதில் தவறவிடுகிறோம். கடந்த ஆண்டு அவர்களின் பாஸ்போர்ட் உங்களிடம் இருப்பதால், யாரும் மறுபடி பார்ப்பதில்லை. உங்களிடம் உள்ள ஒவ்வொரு பாஸ்போர்ட்டுடனும் காலாவதி தேதியை வைத்திருங்கள்; யாராவது புதுப்பித்தால், பழைய பாஸ்போர்ட்டை அவரது வரலாற்றில் வைத்து, புதியதை நடப்பு பாஸ்போர்ட்டாக்குங்கள்.

குடும்பங்களும் மஹ்ரமும்

பெரும்பாலான உம்ரா முன்பதிவுகள் குடும்பங்கள்தான்; பயணத்தில் வரும் பெரும்பாலான கேள்விகளும் குடும்பங்களைப் பற்றியவைதான்: யார் ஒரே அறையில், யார் சேர்ந்து அமர்வது, ஒரு பெண்ணின் மஹ்ரம் யார். முன்பதிவின்போதே குடும்பத்தில் ஒவ்வொருவருக்கும் குடும்பத் தலைவருடன் உள்ள உறவைப் பதிவு செய்யுங்கள் — கணவர், மனைவி, மகன், மகள், தாய் — விதிகளோ குடும்பமோ விரும்பும் இடத்தில், ஒவ்வொரு பெண்ணுக்கும் யார் மஹ்ரமாகப் பயணிக்கிறார் என்பதையும். விசா ஷீட்டை நிரப்பும்போது இது ஒரு சுற்று போன் அழைப்புகளை மிச்சப்படுத்தும்; அறைப் பட்டியலுக்கும் இதுவே தொடக்கப் புள்ளி.

விசா: உங்கள் ஏஜென்சியின் பங்கு

இந்திய ஏஜென்சிகள் பொதுவாக உரிமம் பெற்ற சவுதி உம்ரா நிறுவனம் மூலம் உம்ரா விசாவுக்கு விண்ணப்பிக்கின்றன; அந்த நிறுவனம் குழுவையும் அதன் முன்பதிவுகளையும் ஹஜ் & உம்ரா அமைச்சில் பதிவு செய்கிறது. முழுமையான, சரியான விவரங்களை நேரத்தில் அனுப்புவதும், ஒவ்வொரு யாத்ரீகரின் நிலையையும் அறிந்திருப்பதும்தான் உங்கள் பங்கு.

• குடும்பத்தினர் WhatsApp-இல் எழுதும் எழுத்துக்கூட்டலில் அல்ல, பாஸ்போர்ட்டில் அச்சிடப்பட்டுள்ளபடியே பெயர்களை அனுப்புங்கள்.
• உங்கள் பார்ட்னர் கேட்கும் நெடுவரிசை வரிசையில் ஒரே ஷீட்டை வைத்திருங்கள்; மறுபடி தட்டச்சு செய்ய வேண்டியதில்லை.
• ஒவ்வொரு யாத்ரீகரையும் கண்காணியுங்கள்: தொடங்கவில்லை, சமர்ப்பிக்கப்பட்டது, கிடைத்தது அல்லது நிராகரிக்கப்பட்டது — விசா கிடைத்ததும் விசா எண்ணுடன்.
• விசா நிராகரிக்கப்பட்டால், அதே நாளில் குடும்பத்துக்குத் தெரிவியுங்கள், காரணத்தை உங்கள் பார்ட்னரிடம் கேளுங்கள், பணத்தைத் திருப்பித் தருவதில் உங்கள் முன்பதிவு நிபந்தனைகளைப் பின்பற்றுங்கள்.

வாக்குவாதம் இல்லாத அறை ஒதுக்கீடு

1. 1

   பணம் செலுத்தியதிலிருந்து தொடங்குங்கள்

   டபிள் அறைக்குப் பணம் செலுத்திய குடும்பம் டபிள் அறையையே எதிர்பார்க்கும். ஒவ்வொரு முன்பதிவிலும் உள்ள அறை வகைகளிலிருந்து அறைகளை அமையுங்கள்.

2. 2

   முதலில் குடும்பங்கள்

   மற்றவர்களுக்கு முன் ஒவ்வொரு குடும்பத்தையும் அதன் சொந்த அறைகளில் வையுங்கள். குழந்தைகளும் கைக்குழந்தைகளும் பெற்றோருடன் தங்குவார்கள்.

3. 3

   அறிமுகமில்லாதவர்களைக் கலக்காதீர்கள்

   வெவ்வேறு குடும்பங்களைச் சேர்ந்த ஆண்களும் பெண்களும் ஒருபோதும் ஒரே அறையில் தங்கக் கூடாது. தனியாக வரும் யாத்ரீகர்கள் அதே பாலினத்தவருடன் ஷேரிங் அறைகளில் தங்குவார்கள்.

4. 4

   நகலெடுத்து, பிறகு மாற்றுங்கள்

   பெரும்பாலான குழுக்கள் மக்காவிலும் மதீனாவிலும் அதே அறைகளை வைத்திருக்கும். முதல் ஹோட்டலின் பட்டியலை இரண்டாவதுக்கு நகலெடுத்து, அந்த ஹோட்டலின் அறை வகைகளுக்கு ஏற்ப மாற்றுங்கள்.

5. 5

   முன்னதாகவே அனுப்புங்கள்

   உங்கள் பட்டியலிலிருந்துதான் ஹோட்டல்கள் அறை எண்களை ஒதுக்குகின்றன. வருகைக்கு ஓரிரு வாரங்களுக்கு முன் அனுப்புங்கள்; ஏதாவது மாறினால் மீண்டும் அனுப்புங்கள்.

விமானத்துக்கு முன் பணம்

பெரும்பாலான குடும்பங்கள் முன்பதிவின்போது முன்பணமும், மீதியை ஒன்றிரண்டு தவணைகளிலும் செலுத்துகின்றன — பெரும்பாலும் ரொக்கமாக. ஒவ்வொரு கட்டணத்தையும் அது வரும் நாளிலேயே எழுதி வையுங்கள், ஒவ்வொன்றுக்கும் எண்ணிடப்பட்ட ரசீது கொடுங்கள், புறப்பாட்டுக்குச் சில வாரங்களுக்கு முன் மீதித் தொகைக்கு ஒரு தேதியை நிர்ணயியுங்கள். புறப்படும் தேதி வாரியாக வரிசைப்படுத்திய, இன்னும் யார் செலுத்த வேண்டும் என்ற பட்டியல், கடைசி வாரப் பரபரப்பைச் சில மரியாதையான நினைவூட்டல்களாக மாற்றிவிடும்.

புறப்பாட்டுக்கு முன் அனுப்ப வேண்டிய பட்டியல்கள்

Excel-இல் செய்வது — மற்றும் மாற்று வழி

ஒரு சிறிய குழுவுக்கு Excel போதும். ஒரு சீசனில் பல புறப்பாடுகள் வந்தால், அது ஒன்றுக்கொன்று முரண்படும் ஐந்து ஷீட்டுகளாகிவிடும்: ஒரு ஷீட்டில் திருத்திய பாஸ்போர்ட் எண் மற்றொன்றில் திருத்தப்படாமல், நோட்டுப் புத்தகத்தில் குறித்த கட்டணம் ஷீட்டில் இல்லாமல், கடந்த வாரப் பெயர்களிலிருந்து செய்த அறைப் பட்டியல். தீர்வு: ஒவ்வொரு யாத்ரீகருக்கும் ஒரே பதிவு, அதிலிருந்தே எல்லாப் பட்டியல்களும். Labbyk யாத்ரீகர்கள், ஆவணங்கள், விசா, கட்டணங்கள், அறைகள் அனைத்தையும் ஒரே இடத்தில் வைக்கிறது, ஒவ்வொரு புறப்பாட்டுக்கும் தயார்நிலைப் பலகையுடன் — நீங்கள் ஏற்கெனவே வைத்திருக்கும் Excel ஷீட்டிலிருந்தே தொடங்கலாம்.