ഉംറ ഗ്രൂപ്പ് നടത്തൽ: രേഖകൾ, വിസ, റൂമിംഗ്

പാക്കേജ് വിൽക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ് എല്ലാവരും സംസാരിക്കുന്നത്. എന്നാൽ ബുക്കിംഗിനും ഫ്ലൈറ്റിനും ഇടയിലുള്ള ആഴ്ചകളിലാണ് ഏജൻസികൾ പേരെടുക്കുന്നത്: ഓരോ പാസ്‌പോർട്ടും സാധുവായത്, ഓരോ വിസയും ലഭിച്ചത്, ഓരോ കുടുംബവും ശരിയായ മുറിയിൽ, ഓരോ രൂപയും പിരിച്ചെടുത്തത്. നന്നായി ചെയ്താൽ ആരും ശ്രദ്ധിക്കില്ല. മോശമായാൽ അത് എയർപോർട്ട് കൗണ്ടറിലോ മക്കയിലെ ഹോട്ടൽ ഡെസ്കിലോ, മുഴുവൻ ഗ്രൂപ്പിന്റെയും മുന്നിൽ പുറത്തുവരും.

ഓരോ ഡിപ്പാർച്ചറിനും ഒരു സമയക്രമം

പുറപ്പെടുന്ന തീയതിയിൽ നിന്ന് പിന്നിലേക്ക് കണക്കാക്കൂ. 20 മുതൽ 50 വരെ തീർത്ഥാടകരുള്ള ഗ്രൂപ്പിന് താഴെയുള്ള ആഴ്ചകൾ ഒരു നല്ല പദ്ധതിയാണ്; വിസയും ഫ്ലൈറ്റും ഹോട്ടലും ഏറ്റവും തിരക്കുള്ള റമദാനിലും ശൈത്യകാല അവധിയിലും ഇവ കുറച്ചുകൂടി നേരത്തെയാക്കൂ.

1. 1

   ബുക്കിംഗ് സമയത്ത്

   പാസ്‌പോർട്ട് പരിശോധിക്കൂ

   ബുക്ക് ചെയ്യുന്ന ദിവസം തന്നെ പാസ്‌പോർട്ടിന്റെ ഫോട്ടോ പേജ് വാങ്ങൂ, കാലാവധി തീരുന്ന തീയതി മടക്കയാത്രാ തീയതിയുമായി ഉടനെ ഒത്തുനോക്കൂ.

2. 2

   8 ആഴ്ച മുമ്പ്

   ലിസ്റ്റ് ഉറപ്പിക്കൂ

   ആരൊക്കെ യാത്ര ചെയ്യുന്നു, കുടുംബങ്ങൾ, അവർ പണം നൽകിയ മുറി തരങ്ങൾ എന്നിവ ഉറപ്പാക്കൂ. “4 പേർക്ക്” എന്ന് ബുക്ക് ചെയ്തവരുടെ ബാക്കി പേരുകൾ ചോദിച്ചുവാങ്ങൂ.

3. 3

   6 ആഴ്ച മുമ്പ്

   രേഖകൾ ശേഖരിക്കൂ

   എല്ലാവരുടെയും പാസ്‌പോർട്ട് പേജുകൾ, ഫോട്ടോകൾ, വാക്സിനേഷൻ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ — നിങ്ങളുടെ സൗദി ഉംറ കമ്പനി ആവശ്യപ്പെടുന്ന ഫോർമാറ്റിൽ.

4. 4

   4–5 ആഴ്ച മുമ്പ്

   വിസയ്ക്ക് അയയ്ക്കൂ

   വിസ ഷീറ്റും രേഖകളും സൗദി പാർട്ണർക്ക് അയയ്ക്കൂ, ഓരോ തീർത്ഥാടകന്റെയും വിസ ലഭിക്കുന്നതുവരെ പിന്തുടരൂ.

5. 5

   2–3 ആഴ്ച മുമ്പ്

   ടിക്കറ്റും മുറികളും

   പാസ്‌പോർട്ടിൽ അച്ചടിച്ചതുപോലെയുള്ള പേരുകളിൽ ടിക്കറ്റ് എടുക്കൂ, പിന്നെ ഓരോ ഹോട്ടലിനും അതിന്റെ റൂമിംഗ് ലിസ്റ്റ് അയയ്ക്കൂ.

6. 6

   അവസാന ആഴ്ച

   പണവും ബ്രീഫിംഗും

   ബാക്കി തുക പിരിക്കൂ, യാത്രാ പരിപാടിയും കോൺടാക്റ്റ് ഷീറ്റും നൽകൂ, ഇഹ്‌റാം, മീഖാത്ത്, എയർപോർട്ട് എന്നിവയെക്കുറിച്ച് ഗ്രൂപ്പിന് ബ്രീഫിംഗ് നൽകൂ.

ഓരോ തീർത്ഥാടകനിൽ നിന്നും ശേഖരിക്കേണ്ട രേഖകൾ

കാലാവധി തീർന്ന പാസ്‌പോർട്ടുകൾ നേരത്തെ കണ്ടെത്തൂ

കുറഞ്ഞത് ആറു മാസം കാലാവധിയുള്ള പാസ്‌പോർട്ടാണ് സൗദി അറേബ്യ ആവശ്യപ്പെട്ടുവരുന്നത് — നിലവിലെ നിയമം പാർട്ണറുമായി പരിശോധിക്കൂ. സമയമാണ് കെണി: സെപ്റ്റംബറിൽ കുടുംബം ബുക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ കുഴപ്പമില്ലാത്ത പാസ്‌പോർട്ട് ഫെബ്രുവരിയിലെ യാത്രയ്ക്ക് കാലാവധിയോട് വളരെ അടുത്തായേക്കാം. ഓരോ പാസ്‌പോർട്ടും ഇന്നത്തെ തീയതിയുമായല്ല, അതിന്റെ സ്വന്തം ഡിപ്പാർച്ചർ തീയതിയുമായി ഒത്തുനോക്കൂ — പുതുക്കാൻ ഇനിയും സമയമുള്ള ബുക്കിംഗ് സമയത്ത് തന്നെ.

വീണ്ടും വരുന്ന തീർത്ഥാടകരെയാണ് ഏറ്റവും എളുപ്പം വിട്ടുപോകുന്നത്. കഴിഞ്ഞ വർഷത്തെ പാസ്‌പോർട്ട് ഫയലിലുള്ളതിനാൽ ആരും വീണ്ടും നോക്കില്ല. നിങ്ങളുടെ കൈയിലുള്ള ഓരോ പാസ്‌പോർട്ടിന്റെയും കാലാവധി തീയതി സൂക്ഷിക്കൂ; ആരെങ്കിലും പുതുക്കുമ്പോൾ പഴയ പാസ്‌പോർട്ട് അവരുടെ ചരിത്രത്തിൽ വെച്ച് പുതിയതിനെ നിലവിലുള്ളതാക്കൂ.

കുടുംബങ്ങളും മഹ്‌റമും

മിക്ക ഉംറ ബുക്കിംഗുകളും കുടുംബങ്ങളാണ്, യാത്രയിലെ മിക്ക ചോദ്യങ്ങളും കുടുംബങ്ങളെക്കുറിച്ചും: ആരൊക്കെ ഒരു മുറിയിൽ, ആരൊക്കെ ഒന്നിച്ചിരിക്കും, ഒരു സ്ത്രീയുടെ മഹ്‌റം ആര്. ബുക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ തന്നെ കുടുംബത്തിലെ ഓരോരുത്തർക്കും കുടുംബനാഥനുമായുള്ള ബന്ധം — ഭർത്താവ്, ഭാര്യ, മകൻ, മകൾ, ഉമ്മ — രേഖപ്പെടുത്തൂ; നിയമമോ കുടുംബമോ ആവശ്യപ്പെടുന്നിടത്ത് ഓരോ സ്ത്രീയുടെയും മഹ്‌റമായി ആര് യാത്ര ചെയ്യുന്നു എന്നും. വിസ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുമ്പോൾ ഒരു റൗണ്ട് ഫോൺ വിളികൾ ഒഴിവാകും, റൂമിംഗ് ലിസ്റ്റിന്റെ തുടക്കവും ഇതാണ്.

വിസ: നിങ്ങളുടെ ഏജൻസി ചെയ്യുന്നത്

ഇന്ത്യൻ ഏജൻസികൾ സാധാരണയായി ലൈസൻസുള്ള ഒരു സൗദി ഉംറ കമ്പനി വഴിയാണ് ഉംറ വിസയ്ക്ക് അപേക്ഷിക്കുന്നത്; ആ കമ്പനി ഗ്രൂപ്പിനെയും ബുക്കിംഗുകളെയും ഹജ്ജ്-ഉംറ മന്ത്രാലയത്തിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നു. പൂർണ്ണവും ശരിയുമായ വിവരങ്ങൾ സമയത്ത് അയയ്ക്കുകയും ഓരോ തീർത്ഥാടകന്റെയും നില അറിയുകയുമാണ് നിങ്ങളുടെ ജോലി.

• കുടുംബം WhatsApp-ൽ എഴുതുന്നതുപോലെയല്ല, പാസ്‌പോർട്ടിൽ അച്ചടിച്ചതുപോലെയുള്ള പേരുകൾ അയയ്ക്കൂ.
• പാർട്ണർ ആവശ്യപ്പെടുന്ന കോളം ക്രമത്തിൽ ഒരൊറ്റ ഷീറ്റ് സൂക്ഷിക്കൂ, വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യേണ്ടി വരില്ല.
• ഓരോ തീർത്ഥാടകനെയും പിന്തുടരൂ: തുടങ്ങിയിട്ടില്ല, സമർപ്പിച്ചു, ലഭിച്ചു അല്ലെങ്കിൽ നിരസിച്ചു — വിസ ലഭിച്ചാൽ വിസ നമ്പറോടെ.
• വിസ നിരസിച്ചാൽ അതേ ദിവസം കുടുംബത്തെ അറിയിക്കൂ, കാരണം പാർട്ണറോട് ചോദിക്കൂ, റീഫണ്ടിൽ ബുക്കിംഗ് നിബന്ധനകൾ പാലിക്കൂ.

തർക്കമില്ലാതെ റൂമിംഗ്

1. 1

   പണം നൽകിയതിൽ നിന്ന് തുടങ്ങൂ

   ഡബിൾ റൂമിന് പണം നൽകിയ കുടുംബം ഡബിൾ റൂം പ്രതീക്ഷിക്കും. ഓരോ ബുക്കിംഗിലെയും മുറി തരങ്ങളിൽ നിന്ന് മുറികൾ ഉണ്ടാക്കൂ.

2. 2

   ആദ്യം കുടുംബങ്ങൾ

   മറ്റാരെക്കാളും മുമ്പ് ഓരോ കുടുംബത്തെയും അവരുടെ സ്വന്തം മുറികളിലാക്കൂ. കുട്ടികളും ശിശുക്കളും മാതാപിതാക്കളോടൊപ്പം.

3. 3

   അപരിചിതരെ ഒരിക്കലും കലർത്തരുത്

   വ്യത്യസ്ത കുടുംബങ്ങളിലെ പുരുഷന്മാരും സ്ത്രീകളും ഒരിക്കലും ഒരു മുറി പങ്കിടില്ല. ഒറ്റയ്ക്കുള്ള തീർത്ഥാടകർ ഒരേ ലിംഗത്തിലുള്ളവരോടൊപ്പം ഷെയറിംഗ് മുറികളിൽ.

4. 4

   കോപ്പി ചെയ്ത് മാറ്റം വരുത്തൂ

   മിക്ക ഗ്രൂപ്പുകൾക്കും മക്കയിലും മദീനയിലും ഒരേ മുറികളാണ്. ആദ്യ ഹോട്ടലിന്റെ ലിസ്റ്റ് രണ്ടാമത്തേതിലേക്ക് കോപ്പി ചെയ്യൂ, പിന്നെ ആ ഹോട്ടലിലെ മുറി തരങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് മാറ്റൂ.

5. 5

   നേരത്തെ അയയ്ക്കൂ

   നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റിൽ നിന്നാണ് ഹോട്ടലുകൾ റൂം നമ്പറുകൾ നൽകുന്നത്. എത്തുന്നതിന് ഒന്നോ രണ്ടോ ആഴ്ച മുമ്പ് അയയ്ക്കൂ, എന്തെങ്കിലും മാറിയാൽ വീണ്ടും.

ഫ്ലൈറ്റിന് മുമ്പ് പണം

മിക്ക കുടുംബങ്ങളും ബുക്കിംഗ് സമയത്ത് അഡ്വാൻസും ബാക്കി ഒന്നോ രണ്ടോ ഇൻസ്റ്റാൾമെന്റുകളായും നൽകുന്നു, പലപ്പോഴും ക്യാഷായി. ഓരോ പേയ്‌മെന്റും വന്ന ദിവസം തന്നെ എഴുതിവെക്കൂ, ഓരോന്നിനും നമ്പറിട്ട രസീത് നൽകൂ, ഡിപ്പാർച്ചറിന് ഏതാനും ആഴ്ച മുമ്പ് ബാക്കി തുകയ്ക്ക് ഒരു തീയതി നിശ്ചയിക്കൂ. ഡിപ്പാർച്ചർ തീയതി അനുസരിച്ച് ക്രമീകരിച്ച, ഇനിയും പണം തരാനുള്ളവരുടെ ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടെങ്കിൽ അവസാന ആഴ്ചയിലെ ഓട്ടപ്പാച്ചിൽ ഏതാനും മാന്യമായ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളായി ചുരുങ്ങും.

ഡിപ്പാർച്ചറിന് മുമ്പ് അയയ്ക്കേണ്ട ലിസ്റ്റുകൾ

Excel-ൽ ചെയ്യുന്നത് — പിന്നെ മറ്റൊരു വഴി

ഒരു ചെറിയ ഗ്രൂപ്പിന് Excel മതി. ഒരു സീസണിൽ പല ഡിപ്പാർച്ചറുകളാകുമ്പോൾ അത് പരസ്പരം യോജിക്കാത്ത അഞ്ച് ഷീറ്റുകളാകും: ഒന്നിൽ തിരുത്തിയ പാസ്‌പോർട്ട് നമ്പർ മറ്റൊന്നിൽ തിരുത്തിയിട്ടില്ല, നോട്ട്ബുക്കിൽ എഴുതിയ പേയ്‌മെന്റ് ഷീറ്റിലില്ല, കഴിഞ്ഞ ആഴ്ചത്തെ പേരുകളിൽ നിന്നുണ്ടാക്കിയ റൂം ലിസ്റ്റ്. പരിഹാരം: ഓരോ തീർത്ഥാടകനും ഒരൊറ്റ രേഖ, എല്ലാ ലിസ്റ്റുകളും അതിൽ നിന്ന്. Labbyk തീർത്ഥാടകർ, രേഖകൾ, വിസ, പേയ്‌മെന്റുകൾ, മുറികൾ എന്നിവ ഒരിടത്ത് സൂക്ഷിക്കുന്നു, ഓരോ ഡിപ്പാർച്ചറിനും ഒരു തയ്യാറെടുപ്പ് ബോർഡോടെ — നിങ്ങളുടെ കൈയിലുള്ള Excel ഷീറ്റിൽ നിന്ന് തന്നെ തുടങ്ങാം.