এজেন্সি ব্যবসা · এজেন্সির জন্য
উমরাহ গ্রুপ সামলানো: কাগজপত্র, ভিসা ও রুমিং
উমরাহ গ্রুপ পাওয়া যায় WhatsApp-এ, আর টিকে থাকে বা হাতছাড়া হয় কাগজপত্রে। ট্রাভেল এজেন্সির জন্য এটি একটি ব্যবহারিক সময়সূচি: প্রত্যেক যাত্রীর কাছ থেকে কী নেবেন, কখন নেবেন, রুম কীভাবে সাজাবেন, আর ফ্লাইটের আগে কোন তালিকাগুলো পাঠাবেন।
Labbyk সম্পাদকীয় দল 5 মিনিটের পড়া
এই পাতায়
প্যাকেজ বিক্রির কথাই সবাই বলে। কিন্তু বুকিং আর ফ্লাইটের মাঝের সপ্তাহগুলোতেই এজেন্সির সুনাম তৈরি হয়: প্রতিটি পাসপোর্ট বৈধ, প্রতিটি ভিসা হয়ে গেছে, প্রতিটি পরিবার ঠিক রুমে, প্রতিটি টাকা আদায় হয়েছে। কাজ ভালো হলে কেউ টেরও পায় না। খারাপ হলে তা ধরা পড়ে এয়ারপোর্টের কাউন্টারে বা মক্কার হোটেলের ডেস্কে, পুরো গ্রুপের সামনে।
প্রতিটি যাত্রার সময়সূচি
যাত্রার তারিখ থেকে পেছনের দিকে হিসাব করুন। নিচের সপ্তাহগুলো 20 থেকে 50 জন যাত্রীর গ্রুপের জন্য একটি যুক্তিসংগত পরিকল্পনা; রমজান আর শীতের ছুটিতে, যখন ভিসা, ফ্লাইট আর হোটেলের সবচেয়ে বেশি চাপ, তখন এগুলো আরও আগে শুরু করুন।
বুকিংয়ের সময়
পাসপোর্ট দেখে নিন
যেদিন বুক করেন সেদিনই পাসপোর্টের ছবির পাতা চেয়ে নিন, আর সঙ্গে সঙ্গে মেয়াদ শেষের তারিখ ফেরার তারিখের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন।
8 সপ্তাহ আগে
তালিকা চূড়ান্ত করুন
কে যাচ্ছেন, কোন কোন পরিবার আর তাঁরা কোন রুমের টাকা দিয়েছেন — নিশ্চিত করুন। “4 জনের” জন্য করা বুকিংয়ে বাকি নামগুলো চেয়ে নিন।
6 সপ্তাহ আগে
কাগজপত্র জোগাড় করুন
সবার পাসপোর্টের পাতা, ছবি আর টিকার সার্টিফিকেট, আপনার সৌদি উমরাহ কোম্পানি যে ফরম্যাটে চায় সেভাবে।
4–5 সপ্তাহ আগে
ভিসার কাগজ পাঠান
ভিসা শিট আর কাগজপত্র আপনার সৌদি পার্টনারকে পাঠান, আর প্রত্যেক যাত্রীর ভিসা হওয়া পর্যন্ত খোঁজ রাখুন।
2–3 সপ্তাহ আগে
টিকিট আর রুম
পাসপোর্টে যেভাবে ছাপা আছে ঠিক সেই নামে টিকিট কাটুন, তারপর প্রতিটি হোটেলকে তার রুমিং লিস্ট পাঠান।
শেষ সপ্তাহ
টাকা আর ব্রিফিং
বাকি টাকা আদায় করুন, ভ্রমণসূচি আর যোগাযোগের তালিকা দিন, আর গ্রুপকে ইহরাম, মিকাত ও এয়ারপোর্ট নিয়ে বুঝিয়ে দিন।
প্রত্যেক যাত্রীর কাছ থেকে যে কাগজপত্র নেবেন
মেয়াদোত্তীর্ণ পাসপোর্ট আগেভাগে ধরুন
সৌদি আরব কমপক্ষে ছয় মাস মেয়াদ থাকা পাসপোর্ট চেয়েছে — বর্তমান নিয়মটা আপনার পার্টনারের কাছে দেখে নিন। ফাঁদটা হলো সময়: সেপ্টেম্বরে পরিবার যখন বুক করে তখন যে পাসপোর্ট ঠিক আছে, ফেব্রুয়ারির যাত্রার জন্য সেটার মেয়াদ খুব কাছে চলে আসতে পারে। প্রতিটি পাসপোর্ট আজকের তারিখ নয়, তার নিজের যাত্রার তারিখের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন, আর সেটা করুন বুকিংয়ের সময়ই, যখন নবায়নের সময় থাকে।
ফিরে আসা যাত্রীদের ক্ষেত্রেই ভুলটা সবচেয়ে সহজে হয়। গত বছরের পাসপোর্ট ফাইলে আছে, তাই কেউ আর দেখে না। আপনার কাছে থাকা প্রতিটি পাসপোর্টের সঙ্গে মেয়াদ শেষের তারিখ রাখুন, আর কেউ নবায়ন করলে পুরোনো পাসপোর্ট তাঁর ইতিহাসে রেখে নতুনটিকে চালু করুন।
পরিবার ও মাহরাম
বেশিরভাগ উমরাহ বুকিং পরিবারের, আর সফরের বেশিরভাগ প্রশ্নও পরিবার নিয়ে: কে কার সঙ্গে রুম শেয়ার করবেন, কে একসঙ্গে বসবেন, কে কোন মহিলার মাহরাম। বুকিংয়ের সময়ই পরিবারের প্রত্যেকের সঙ্গে পরিবারপ্রধানের সম্পর্ক লিখে রাখুন — স্বামী, স্ত্রী, ছেলে, মেয়ে, মা — আর নিয়ম বা পরিবার চাইলে প্রত্যেক মহিলার মাহরাম হিসেবে কে যাচ্ছেন। এতে ভিসা শিট পূরণের সময় এক দফা ফোনাফুনি বাঁচে, আর রুমিং লিস্টের শুরুটাও এখান থেকেই।
ভিসা: আপনার এজেন্সির কাজ
ভারতীয় এজেন্সিগুলো সাধারণত লাইসেন্সপ্রাপ্ত সৌদি উমরাহ কোম্পানির মাধ্যমে উমরাহ ভিসার আবেদন করে, যে কোম্পানি গ্রুপ আর তার বুকিং হজ ও উমরাহ মন্ত্রণালয়ে নথিভুক্ত করে। আপনার কাজ হলো সময়মতো সম্পূর্ণ ও সঠিক তথ্য পাঠানো, আর প্রত্যেক যাত্রীর অবস্থা জানা।
- পরিবার WhatsApp-এ যে বানানে লেখে সেভাবে নয়, পাসপোর্টে যেভাবে ছাপা আছে সেই নাম পাঠান।
- আপনার পার্টনার যে কলামের ক্রমে চায় সেভাবে একটাই শিট রাখুন, যাতে আর কখনো নতুন করে টাইপ করতে না হয়।
- প্রত্যেক যাত্রীর খোঁজ রাখুন: শুরু হয়নি, জমা হয়েছে, ভিসা হয়েছে বা বাতিল — ভিসা হলে ভিসা নম্বরসহ।
- ভিসা বাতিল হলে সেদিনই পরিবারকে জানান, পার্টনারের কাছে কারণ জানতে চান, আর রিফান্ডের ক্ষেত্রে আপনার বুকিংয়ের শর্ত মেনে চলুন।
ঝামেলা ছাড়া রুমিং
যার টাকা দেওয়া হয়েছে সেখান থেকে শুরু
যে পরিবার ডাবল রুমের টাকা দিয়েছে, তারা ডাবলই আশা করে। প্রতিটি বুকিংয়ের রুমের ধরন থেকে রুম সাজান।
আগে পরিবার
অন্য কারও আগে প্রতিটি পরিবারকে তাদের নিজের রুমে রাখুন। শিশু আর ছোট বাচ্চারা বাবা-মায়ের সঙ্গে থাকে।
অপরিচিতদের কখনো মেশাবেন না
আলাদা পরিবারের পুরুষ আর মহিলা কখনো এক রুমে থাকেন না। একা যাত্রীরা একই লিঙ্গের অন্যদের সঙ্গে শেয়ারিং রুমে থাকেন।
কপি করুন, তারপর ঠিক করুন
বেশিরভাগ গ্রুপ মক্কা আর মদিনায় একই রুম রাখে। প্রথম হোটেলের তালিকা দ্বিতীয়টিতে কপি করুন, তারপর সেই হোটেলের রুমের ধরন অনুযায়ী যা বদলানো দরকার বদলান।
আগেভাগে পাঠান
হোটেল আপনার তালিকা থেকে রুম নম্বর দেয়। পৌঁছানোর এক-দুই সপ্তাহ আগে পাঠান, আর কিছু বদলালে আবার পাঠান।
ফ্লাইটের আগে টাকা
বেশিরভাগ পরিবার বুকিংয়ের সময় অগ্রিম দেয় আর বাকিটা এক বা দুই কিস্তিতে, প্রায়ই নগদে। প্রতিটি পেমেন্ট যেদিন আসে সেদিনই লিখে রাখুন, প্রতিটির জন্য নম্বরসহ রসিদ দিন, আর যাত্রার কয়েক সপ্তাহ আগে বাকি টাকার একটা তারিখ ঠিক করুন। যাত্রার তারিখ অনুযায়ী সাজানো, কার কাছে এখনও টাকা বাকি তার একটা তালিকা শেষ সপ্তাহের হুড়োহুড়িকে কয়েকটা ভদ্র রিমাইন্ডারে বদলে দেয়।
যাত্রার আগে যে তালিকাগুলো পাঠাবেন
| তালিকা | কার জন্য | কী থাকে |
|---|---|---|
| প্যাসেঞ্জার ম্যানিফেস্ট | এয়ারলাইন বা আপনার টিকিটিং পার্টনার | পাসপোর্টের মতো নাম, পাসপোর্ট নম্বর, জন্মতারিখ, নাগরিকত্ব, লিঙ্গ, PNR |
| ভিসা শিট | আপনার সৌদি উমরাহ কোম্পানি | নাম, পাসপোর্ট নম্বর ও তারিখ, ইস্যুর স্থান, সম্পর্ক ও মাহরাম, ছবির ফাইলের নাম |
| রুমিং লিস্ট | প্রতিটি হোটেল | রুমের ধরন, কোন রুমে কে, চেক-ইন ও চেক-আউটের তারিখ |
| যোগাযোগের তালিকা | আপনার গ্রুপ লিডার | প্রত্যেক যাত্রীর মোবাইল, জরুরি যোগাযোগ আর স্বাস্থ্যের প্রয়োজন |
Excel-এ করা — আর তার বিকল্প
একটা ছোট গ্রুপের জন্য Excel চলে যায়। কিন্তু এক সিজনে কয়েকটা যাত্রা থাকলে সেটা হয়ে যায় পাঁচটা শিট, যেগুলো একে অপরের সঙ্গে মেলে না: পাসপোর্ট নম্বর একটায় ঠিক করা হয়েছে, আরেকটায় নয়; পেমেন্ট খাতায় লেখা, শিটে নয়; রুমের তালিকা গত সপ্তাহের নাম দিয়ে বানানো। সমাধান হলো প্রত্যেক যাত্রীর একটাই রেকর্ড, যা থেকে সব তালিকা তৈরি হয়। Labbyk যাত্রী, কাগজপত্র, ভিসা, পেমেন্ট আর রুম এক জায়গায় রাখে, প্রতিটি যাত্রার জন্য প্রস্তুতি বোর্ডসহ — আর আপনার কাছে যে Excel শিট আছে সেখান থেকেই শুরু করতে পারে।
